平成28年度（2016年度）第六回 業務委員会
日時：10月16日（日）9時30分 ～
場所：本館２階 職員室
記録：図書部
出席者 （敬称略）
業務委員長：野口 千晶
業務副委員長：阿部 若奈
クレイッグホーン 和子
| 部 長 | 出欠 | 副 部 長 | 出欠 | |
| 行 事 部
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スミス 曜子 | 欠 | 中村 英恵
藤田なぎさ |
出
出 |
| 教 務 部 | ニジンスキー 加織 | 出 | 沖田 玲子
藤巻 篤（コピー部長） |
欠
欠 |
| 広 報 部 | ヒンチ― 美里 | 出 | 大野 裕子
スチュワート 綾子 |
出
出 |
| 総 務 部 | ハーリング 史穂 | 出 | 甲斐 美智子
元田 晴美 |
出
出 |
| 図 書 部 | 穐山 未来 | 出 | 鷹巣 多恵
関 香織 |
出
出 |
| 校長先生 河原 貞雄
理事長 渡邉 万三志 ファンドレイジング理事 三宅 康之 （代理：渡邉理事） 父母会長 青山 知里 アルバム委員長 応本 陵子 |
出
出 欠
出 出 |
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挨拶
河原校長先生
後期に入り、１年の折り返しを迎えました。マラソンでも折り返し地点は大変重要なポイントです。特に、秋は行事も多く、子供たちが一番伸びる時期です。学校としても、子供たちの成長が実感できるよう取り組んでまいります。学習発表会は、従来の行事ではなくなります。これまでの形式とは異なり、教科に位置づけながらの取り組みを行う予定です。とまどうかもしれませんが、教員も評価にとらわれないようにする予定です。今回は初めての年なので、１年目ということで不慣れで戸惑いがあるかもしれませんが、保護者の皆様には広い目で見守っていただき、来年度にイメージを持って臨めるようにしたいと考えています。
教育講座に関して：校長先生が本を３冊取り寄せられている。「子どもへのまなざし、佐々木正美、福音館」、皆さんで読み合わせをしながら、子育てに関する思いを共有していけたらと思っている。学校でも家庭でも、みんなで子供達をまとめて育てていける。みんなで一緒にやりましょうという材料にしたいと考えている。
…これに関して、出席者より図書部の方で購入リストの中に組み込めますか？とあり。図書部としては、前向きに検討したい。
理事
・バザーの際の子供のお世話については、各部内でシフトの見直し・調整・工夫して解決していただきたい。まずは、子供の安全を第一に考えること。
・授業時間内であれば、学校が加入する保険が適用されます。ただし、授業時間前、放課後の適用はできませんのでご注意ください。
・消火器はすでに購入済みで、倉庫にあります。（バザーの際は執行部が出すこと）
父母会長
・リクエストにお応えして、10月29日にふれあいのみの市を開催します。出店を募集しています。その場での飲食は禁止、持ち帰り専用となります。また、天候不良で商品の確約ができないため、今回は鈴木ファームさんからの出店はなくなりました。
・父母会メールの不備について。スパムメールに入っている可能性がありますので、届いていない場合は一度スパムメールボックスをご確認お願いします。基本的には毎週お知らせが届くはずです。スマイルでも通知いたします。
執行部
前回話したバザーの集計係りは、総務部からの片付け要員二人を集計に回すことにします。異議がありましたら、この場で他の案を考え直したいと思います。→確認をしました。次回から実施します。
議題
- 広報翻訳
広報部が用意した、別紙の「スマイル英訳についてもアンケート調査」をもとに報告が行われた。アンケートは、広報部・部員25人に対し無記名形式で実施し21人より回答を得たとのこと。
今後のスマイルの英訳に関しての結果
・必要事項（イベント、時間の案内等）だけを抜き出して英訳する 42.9%
・英訳の締め切りを延ばして、ウェブサイトにのみ、英訳を乗せる（校長先生の原稿締め切りも伸びて、助かる。英訳担当にも少し時間の余裕ができる。） 28.6%
・スマイルの発行を隔週にする。英訳あり。 14.3%
・現状維持がいい。 9.5%
・翻訳専門の委員会を作る 残り
広報部員からの意見として・・・
・原稿受け取りから締め切りまでが短く、もう少し時間的に余裕が欲しい。（仕事を持っていたり、小さい子どもがいたりすると夜中の作業になっていまい、睡眠時間を削ることになる。家族に負担がかかることもある。）
・日本語独特の表現、考え方を訳すのに苦労する。意訳すると翻訳の内容から遠くなってないか悩む。
・授業に使用しているアダルトクラスで、英訳のどの部分をどのように使っているかを知りたい。
・小さい子どもがいる、子どものクラスの見学援助参加を考えると、家でできる仕事はありがたい。
アンケートをもとにした具体案
１）英訳の部分を減らす。
アダルトのクラスで使用する箇所を確認し、必要事項（イベント、時間の案内）だけ、校長先生のお話の部分を残す、短くするなど検討し、英訳箇所を少なくする。
２）英訳の締め切りを延ばす。
スマイルのウェブ配信になれば、かなり実施可能。
３）『広報部スマイル用語辞典』の作成
広報部インがエクセルオンライン（以下のリンク）を共有し、スマイルの英訳でよく使う用語や文章を随時追加記入し、用語辞典として英訳に役立てる。「業務委員会」など訳しにくい言葉の英訳に便利。
https://1drv.ms/xs!AiaAht5xLfBVgU1L3d3qNw YMNNU
このリンクを部員に渡せるように、『オンライン用語辞典の説明書』を作り、それにこのリンクを載せ、説明書をメールで部員全員に配布。
『オンライン用語辞典の説明書』は、Dropbox＞業務委員会＞広報部、に保存。次年度役員にも引き継ぎがしやすい。
広報部部長より：これまで、引き継ぎ資料もなく、特に説明もなく、テンプレートもない状態で英訳の当番が年に２回、回ってきた。回ってきて、全て何もない状態からやらねばならず、非常に大変であったまた、どう訳すのかに関しても、忠実に訳す人から意訳とする人まで様々で統一されていない。それでいいのか。
業務委員会執行部より：仕事内容を楽にしたいことは理解できる、しかし、まずは部内努力をしてもいいのではないか。
話し合いの結果、
・部員一人の負担が大きいのであれば、ペアリングなど組を作って責任も共有する。
・部員の顔合わせをしっかり行い、情報を共有する。
・新入家庭がいたら、ミーティングを行い、しっかりやり方などの教育を行う。
・一人で抱えるのが大変であれば、それに対する改善案を。
・翻訳が難しい際は、部内メールで訳に対して案を募るのはどうか。
・もっと、引き継ぎで顔をあわせる機会を作ってはどうか。
・今回、オンライン辞典を作成したことで、引き継ぎ資料にもなる。
・Word Onlineで文書を作っても、余り見ることに参加する人もいないかもしれない、人が参加するような仕組みの検討を。
・アンケート結果の１番め、２番めに多かった結果の二つを混ぜた条件での新ルール作りを、部内全体で話し合われてしてはどうでしょう。訳になれている人も意見を持っているのではないか。
・現状年1回の部会の回数を増やす。このアンケートの結果と業務委員会を踏まえて1度部会を開く。
理事長より：
・部内のオリエンテーションを１年に１回行ってはどうか。
・現在のところ、スマイルのウェブ配信は３学期からを予定しているが、未定である。それ以降は、締め切りの余裕も出るのではないか？
・スマイルの形式に合わせてダブルカラムにする必要はない。レイアウトに関しても、やりやすい形式でどうだろうか。
・今後、入学家庭に対しては、サウルさんを通じて、翻訳に興味があるかを聞いてもらうのではどうだろうか。図書部でもマイクロソフトアクセスの使用経験者が必要である。広報でも、翻訳を仕事にされている方などを募るのもいいのではないか。各部でのトレードも検討しては。
・スマイル翻訳はプロではない。あくまでボランティアであるという事を主張して良い。
- バザーの時期
バザーの提案 =９月末ごろ
夏休み以降から準備を始めても、時間的に少し余裕が持て、より落ち着いて取り掛かれる。
（声１）現地校が始まって間もないためドタバタしている。
（声２）部長・副部長が夏休返上で準備されている。
理事より：フレンズ校とバザーの時期を来年から9月末へ移せるかどうか連絡を取ったところ、フレンズ校の来年のスケジュールが明確になるまで、返答が難しいという回答でした。なのでこの件は、来年度まで一旦保留となります。
3.図書部より
１）図書館再開ができました。各部からのボランティア、ありがとうございました。
２）図書館内は、本来であれば静かな環境が望ましいが、実際には非常にうるさくなる時もある。どのように図書館環境を整えるのが望ましいか。
出席者より；適宜、静かにしていただくように促す。張り紙などでの対応を。飲食を禁止してはどうだろうか。
父母会長：図書館に隣接した教室は授業中である。授業中なので、静かにお願いします、ボリュームを下げてください、ただし、中休みはOKとしましょうではどうか。やはり、静かにすることの意味として、授業をしている教室に迷惑がかからないようにするということが重要だ。
図書館の閲覧スペースを部会や打ち合わせの場として使う方々もいるが・・・。
これに関しては、図書館ではなく、空き教室を利用するように促すことが望ましい。なんらかの集まり、会議に関しては、空き教室利用を保護者に促すように、父母会長よりクラス係を通じてメールを配信していただくことに。
３）これまで、図書部では督促（今後は遅延のお知らせ）で、なにも反応がない家庭に対してやや困っている。そこで、返却２週間遅延で１回めの遅延のお知らせ、さらに２週間経っても返却のない時に２回目の遅延のお知らせを発行することにしている。２回目でも、反応がない家庭の場合に、図書部としては、学年、クラス、メールアドレスなども分からないため、連絡を取ることが困難である。執行部に言えばいいのか、その後はどうなるのか。
話し合いの結果
①２回目のお知らせを発行しても反応がない場合には、サウルさん（事務局）からそのご家庭に連絡をしていただくことに。図書は学校の財産であり、紛失と同等とみなし、紛失金を徴収することになることを連絡していただく。
②紛失の際の金額が少額なために、そのような返却遅延の家庭が出ているとも言える。紛失に関しては一律＄２５としてはどうか。プリンストンの補習校は＄２０である。実際に、輸入されている本を見積もりし、郵送料込みで購入しているので、＄１０では赤字である。今後、図書部からスマイルや父母会メールなどで、紛失の際の料金を学内に周知する。
４）学校の予算は、漫画購入には充てられないが、生徒からは多数の漫画リクエストが来ている。そこで、１学期の本の廃棄の際の寄付金を漫画購入に当てさせていただきたい。また、今後、バザー以外でも、バザーで売れ残った古本などを図書館内で格安で販売し、寄付金を募り、それを漫画購入に充ててもいいだろうか。
結果
①現金、または現物の寄付を募るのは、図書部の活動内で行っていい。図書部で工夫していい。
②図書部が古本などの活用をして、独自に得た寄付金を漫画購入に充ててもいい。
③漫画に関しては、不適切な描写（裸体、流血、殺戮など）もあるため、実際に図書館内に置く前に部内で検討をすること、部内で判断が困難な場合には業務委員会に持参し蔵書に取り入れるかの判断を仰ぐことができる。
④引越しの人などの寄付も、もっと広告してはどうか。
５）総務部のハンセルさんが、マイクロソフトアクセスの使用経験者ということで、ご連絡を下さった。今後の図書館の運営で、このソフトは欠かせない。現在は、理事の斎藤さんが全てに関わってくださっているが、今後、長い目を見て図書館の運営を継続していく中で、図書部の中でも常時アクセスを使用できる人を確保することが望ましい。斎藤さんからも要望がある。そこで、ハンセルさんを図書部に転部させていただきたい。また、図書部はPC窓口での仕事が主なため、また、年間８回と当番回数も多く、拘束時間も９時から１２時と長い。０歳児を抱えているご家庭などは、なかなか業務をすることが困難だが、他の部と交代ということはできないだろうか。
結果
①ハンセルさん、と、図書部で総務部に転部してもいいという０歳児のお子さんのいる家庭を交代する。連絡を取ること。
②今後、総務部または教務部を対象に、さらにマイクロソフトアクセスの使用経験者を募集し、手を挙げる人がいれば、その家庭と、図書部の０歳児家庭を交代してはどうか。スマイル、父母会メールを利用する。教務部は、年に4回の当番、新家庭は経験者と組む、１回に１−２時間程度とのこと。今後、図書部が募集をかけて、その結果で検討することに。
③今後、全ての部に言えることだが、２回目の業務委員会で、交代要請をするのではどうか。各部で教務説明等を行い、それでも困難な場合には、２回目の業務委員会で、どの家庭をどの部と交代するか話し合いを。
④図書部の新たな業務内容を記載した内容のメールを、業務委員会執行部に送信すること。
4.アルバム委員長より
２週間後にアルバム委員会を開催予定。これまでとは異なるページの割り振りを検討している。継承日本語コースのページを増やすことを検討している。
5.行事部より
１）運動会の時期をいつにするか。
毎年４月からは学校行事や学年懇談会などで、行事部が部会を開いて顔合わせできる日がなかなか確保できない。しかし、可能であれば、もう１回多くの部会を開いてから（２回集まってから）運動会に臨みたい、メールのやり取りだけでは、運動会の運営は非常に困難である。
２）人手が必要なため、３０家庭以上は確保が望ましい。幼稚部の家庭は午前中で帰ってしまうことが多い。午後の人出が不足してしまうため、小学部以上の家庭の協力をお願いしたい。また、設営の際には小さな子供が危険なこともある。春には、新入家庭の行事部への配置をお願いしたい。
結果
①５月の業務委員会を１周目に開催することで、行事部の部会の日程を確保する。
②懇談会をできれば避けて部会を開催してほしい。
③４月最終日の帰国説明会をずらすのではどうか。４月にも部会で集まれるようにする。
④運動会は、ここ何年も５月の最終週に行っている。６月は夏休みに入る学校もあり、欠席する人も多い。また、６月は気温が高く、開催が困難であるため、これまで通りの日程で開催する。
⑤メモリアルデーだが、他の日程にはしにくい。
２）学芸会がなくなった。運動会のために、家庭数の確保は必要だが、他の部の活動内容と比べるとどうだろうか。
結果
①これまでの学芸会のかわりに、９月および２月のバザーの設営担当をしてはどうか。机の出し入れや配置、後片付けなどを担当するのではどうか。それで、他の部との不公平感をなくすのではどうだろうか。
②バザーの業者などとの交渉は、これまで通り執行部で。あくまでも、会場設営のみを担当する。
6.業務委員会執行部より
次回の業務委員会頃には、次の役員さんを選びましょう。早めに部内に連絡してください。
次回の議案
未。次回の議題がある部は、早めに連絡をしてください。
転入
泉さん(小１） １０月１６日から 図書部
09071435495yohtaroh@gmail.com
転出
斎藤さん 教務部
角地さん 教務部
宮田さん 行事部
西岡さん 行事部
大久保 沙紀さん（小２）図書部
大久保 祐李さん（小４）
次の新入家庭は、教務部への配置予定。
次回業務委員会：
１２月１０日（土）９時３０分
書記：広報部
議題：未定
三学期記録係り 1/14 総務、2/11 図書、4月 教務
以 上